RapidStart Apps में अपना डेटा इम्पोर्ट करें
RapidStart Apps में अपना मौजूदा डेटा इम्पोर्ट करने की चरण-दर-चरण गाइड — डेटा प्राप्त करें, साफ करें, इम्पोर्ट करें, त्रुटियाँ ठीक करें और मौजूदा रिकॉर्ड अपडेट करें।
अवलोकन
RapidStart App इंस्टॉल करने के बाद अधिकांश ग्राहक सबसे पहले डेटा इम्पोर्ट करना चाहते हैं। अच्छी खबर यह है कि Power Platform में एक बिल्ट-इन डेटा इम्पोर्ट टूल है जो इसे सरल बनाता है।
चरण 1: अपना डेटा प्राप्त करें
अपने मौजूदा सिस्टम से अपना डेटा CSV या Excel फ़ाइल में एक्सपोर्ट करें। प्रत्येक टेबल (Accounts, Contacts, आदि) एक अलग फ़ाइल में होनी चाहिए।
- प्रत्येक एंटिटी (Accounts, Contacts, Leads, आदि) को एक अलग CSV फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट करें।
- सुनिश्चित करें कि पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हों।
- जिन कॉलम की जरूरत नहीं है उन्हें हटा दें।
चरण 2: अपना डेटा साफ करें
इम्पोर्ट करने से पहले, त्रुटियों से बचने के लिए अपना डेटा साफ करें:
- डुप्लिकेट रिकॉर्ड हटाएं।
- फोन नंबर फॉर्मेट को मानकीकृत करें।
- सुनिश्चित करें कि ईमेल पते वैध हों।
- जांचें कि आवश्यक फ़ील्ड भरे हुए हों।
- सुनिश्चित करें कि ऑप्शन सेट वैल्यू RapidStart CRM में मौजूद वैल्यू से मेल खाती हों।
चरण 3: पहले Accounts इम्पोर्ट करें
हमेशा Contacts से पहले Accounts इम्पोर्ट करें, क्योंकि Contacts Accounts से लिंक होते हैं।
- RapidStart CRM में, Settings → Data Management → Imports पर जाएं।
- शीर्ष नेविगेशन में Import Data पर क्लिक करें।
- Choose File पर क्लिक करें और अपनी Accounts CSV फ़ाइल चुनें।
- Next पर क्लिक करें।
चरण 4: अपने कॉलम मैप करें
इम्पोर्ट विज़ार्ड आपसे अपने CSV कॉलम को RapidStart CRM में संबंधित फ़ील्ड से मैप करने के लिए कहेगा।
- अपने CSV के प्रत्येक कॉलम के लिए, RapidStart CRM में संबंधित फ़ील्ड चुनें।
- यदि कोई कॉलम किसी फ़ील्ड से मैप नहीं होता, तो आप उसे अनदेखा कर सकते हैं।
- सभी कॉलम मैप होने पर Next पर क्लिक करें।
- मैपिंग सारांश की समीक्षा करें।
- इम्पोर्ट शुरू करने के लिए Submit पर क्लिक करें।
चरण 5: इम्पोर्ट की निगरानी करें
- इम्पोर्ट बैकग्राउंड में चलेगा।
- स्टेटस जांचने के लिए समय-समय पर पेज रिफ्रेश करें।
- पूरा होने पर, आपको इम्पोर्ट किए गए रिकॉर्ड की संख्या और कोई भी त्रुटियाँ दिखेंगी।
चरण 6: इम्पोर्ट त्रुटियाँ ठीक करें
यदि त्रुटियाँ हैं, तो आप यह देखने के लिए एरर फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं कि कौन से रिकॉर्ड विफल हुए और क्यों।
- विफल रिकॉर्ड की CSV प्राप्त करने के लिए Download Error File पर क्लिक करें।
- CSV फ़ाइल में त्रुटियाँ ठीक करें।
- सुधरी हुई फ़ाइल फिर से इम्पोर्ट करें।
चरण 7: Contacts इम्पोर्ट करें
Accounts इम्पोर्ट होने के बाद, अपने Contacts इम्पोर्ट करें। प्रक्रिया वही है, लेकिन आपको contacts को उनके accounts से लिंक करने के लिए Account Name कॉलम मैप करना होगा।
- Accounts इम्पोर्ट करने जैसे ही चरणों का पालन करें।
- कॉलम मैप करते समय, Account Name कॉलम को Company Name फ़ील्ड से मैप करना सुनिश्चित करें।
- इससे प्रत्येक contact उनके account से लिंक हो जाएगा।
चरण 8: मौजूदा रिकॉर्ड अपडेट करें
यदि आपको मौजूदा रिकॉर्ड अपडेट करने हैं (नए बनाने के बजाय), तो आप Update विकल्प के साथ इम्पोर्ट टूल का उपयोग कर सकते हैं।
- आपकी CSV में उन रिकॉर्ड के लिए Record ID कॉलम होना चाहिए जिन्हें आप अपडेट करना चाहते हैं।
- इम्पोर्ट विज़ार्ड में, Create के बजाय Update चुनें।
- Record ID कॉलम को ID फ़ील्ड से मैप करें।
- इम्पोर्ट सामान्य रूप से पूरा करें।
अतिरिक्त सुझाव
- त्रुटि सुधार आसान बनाने के लिए छोटे बैच (500–1000 रिकॉर्ड) में इम्पोर्ट करें।
- हमेशा पहले एक छोटी सैंपल फ़ाइल से परीक्षण करें।
- बड़े इम्पोर्ट से पहले अपने एनवायरनमेंट का बैकअप लें।
- उपयोगकर्ताओं पर प्रभाव से बचने के लिए कम व्यस्त समय में इम्पोर्ट करें।
