Darbo užsakymų valdymo programinė įranga: pirkėjo vadovas
Darbo užsakymų valdymo programinė įranga turėtų daryti daugiau nei pakeisti popierinį darbo lapą. Ji turėtų padėti dispečeriams, technikams ir vadovams palaikyti darbų eigą nuo pirmojo užklausimo per planavimą, vykdymą lauke ir užbaigimą be pokalbių šalutiniuose kanaluose ar dubliuotų skaičiuoklių.
Tai reiškia, kad pirkimo sprendimas priklauso ne nuo ilgiausio funkcijų sąrašo radimo, o nuo sistemos pasirinkimo, kuria jūsų komanda galės patikimai naudotis kiekvieną dieną.
| Evaluation area | What to verify |
|---|---|
| Darbo užsakymo eiga | Įrašas turi informaciją, kurios reikia nuo priėmimo iki užbaigimo |
| Planavimas ir išsiuntimas | Dispečeriai mato paklausą, priskiria technikus ir reaguoja į pokyčius |
| Lauko darbuotojo patirtis | Technikai randa savo darbus, atnaujina būseną ir fiksuoja naudingą užbaigimo informaciją |
| Mobilumas ir neprisijungimo režimas | Svarbiausias lauko darbo procesas veikia tikruose įrenginiuose ir prasto ryšio sąlygomis |
| Komunikacija | Klientai ir vidinės komandos gauna tinkamus atnaujinimus tinkamu laiku |
| Sauga ir valdymas | Rolės ir leidimai atspindi, ką kiekvienas asmuo turėtų matyti ir keisti |
| Ataskaitos | Vadovai gali nustatyti vėlavimus, darbo krūvį ir proceso kamščius |
| Sistemos atitikimas platformai | Sistema veikia su jūsų identiteto, duomenų, licencijavimo ir administravimo modeliu |
Pradėkite nuo veiklos rezultato
Prieš pradėdami lyginti produktus, užsirašykite, kas turėtų pagerėti įdiegus sprendimą. Naudingas tikslas yra pakankamai konkretus, kad būtų galima jį patikrinti, pvz.:
- Dispečeriai gali priskirti ir perskirti darbus nenaudodami atskiros skaičiuoklės.
- Technikai gali matyti priskirtus darbus ir atnaujinti būseną iš telefono.
- Klientai gauna laiku siunčiamus būsenos pranešimus be dispečerio rankinio žinučių siuntimo.
- Vadovai gali matyti, kurie darbai laukia, vykdomi arba užbaigti.
- Lauko atnaujinimai tampa naudojamais verslo duomenimis, o ne dingsta el. paštu ir žinutėmis.
Tai padeda išvengti to, kad išbaigtas demonstracinis rodymas apibrėžtų problemą už jus. Tai taip pat atskleidžia, ar jums reikia fokusuotos darbo užsakymų programėlės, ar platesnės lauko aptarnavimo platformos su turto valdymu, inventorizacija, prevencine priežiūra, optimizavimu, apskaita ir kitais pažangiais procesais.
Microsoft apibūdina platesnį Dynamics 365 Field Service gyvavimo ciklą kaip darbo užsakymo sukūrimą, planavimą, dispečerinimą, aptarnavimą, peržiūrą ir fakturavimą. Tas gyvavimo ciklas yra naudingas vertinimo modelis net jei jūsų organizacijai reikalingas paprastesnis produktas. Svarbus klausimas — ar kiekvienas perdavimas yra matomas ir kontroliuojamas pasirinktoje sistemoje. Peržiūrėkite Microsoft Dynamics 365 Field Service apžvalgą, kad sužinotumėte visą įmonės vartotojams skirtą funkcijų rinkinį.
Ką vertinti darbo užsakymų valdymo programinėje įrangoje
1. Darbo užsakymai, kurie perduoda pakankamai konteksto
Darbo užsakymas turėtų technikui nurodyti, kas turi būti atlikta, ir suteikti dispečeriui pakankamai informacijos tinkamam priskyrimui. Išbandykite laukus ir papildomą informaciją, kurie jūsų veikloje yra svarbūs: klientas, vieta, pageidaujama data, prioritetas, instrukcijos, priskirtas technikas, būsena ir užbaigimo pastabos.
Venkite vertinimo tuščiu pavyzdiniu formu. Naudokite vieną iš savo tikrų užsakymų, įskaitant keblias detales, kurios paprastai baigiasi telefono skambučiu. Jei komandai tenka palikti darbo užsakymą, kad suprastų darbą, sistema dar nenaudoja patikimo operatyvinio įrašo funkcijos.
2. Grafikas ir dispečeris, atitinkantys tikrą darbo dieną
Dispečeris retai priskiria darbą vieną kartą ir visiems laikams. Darbai užsitęsia, technikai tampa nepasiekiami, prioritetai keičiasi, o klientai persiderina laiką. Dispečeris turi matyti esamą darbo krūvį ir atlikti pakeitimus neperstatinėdamas visos dienos kitur.
Demonstracijos metu paprašykite tiekėjo atlikti šiuos veiksmus:
- Sukurti skubų darbo užsakymą.
- Priskirti jį prieinamiam technikui.
- Perkelti esamą paskyrimą.
- Parodyti, kaip paveiktas technikas mato pakeitimą.
- Parodyti, ką po to mato vadovas.
Tikslas nėra atkurti kiekvieną galimą išimtį. Tikslas — įrodyti, kad įprasti pakeitimai išlieka suprantami po grafiko pakeitimų.
3. Lauko sąsaja, kurią technikai iš tikrųjų naudos
Technikų įsitraukimas lemia visų vėlesnių ataskaitų kokybę. Išbandykite produktą telefonuose ar planšetėse, kurias jūsų komanda iš tiesų naudoja. Patvirtinkite, ar technikas greitai suranda priskirtą darbą, supranta užduotį, atnaujina būseną ir užfiksuoja užbaigimui reikalingą informaciją.
Atkreipkite dėmesį į bakstelėjimų skaičių, rašymo apimtį ir ar programa nerodo biurui skirtų laukų, kurie nepadeda technikui. Lauko sąsaja turėtų padaryti kitą veiksmą akivaizdžiu, o ne paversti darbo užsakymą ilgu duomenų įvedimo pratimu.
4. Išbandytas, ne spėtas neprisijungimo režimas
Jeigu technikai dirba rūsiuose, kaimo vietovėse, dideliuose objektuose ar kitose nepatikimose tinklo sąlygose, neprisijungimo galimybė turi būti įtraukta į koncepcijos patvirtinimą. Paklauskite, kurie įrašai pasiekiami neprisijungus, kurie veiksmai reikalauja gyvo ryšio, kaip atnaujinama sinchronizacija ir kaip sprendžiami konfliktai.
Power Apps palaiko neprisijungimui pirmenybę saugodama pasirinktus Dataverse duomenis įrenginyje ir sinchronizuodama pakeitimus, kai ryšys atsistato. Vis tiek reikia sukonfigūruoti ir išbandyti tai konkrečios programos duomenims ir darbo eigai. Microsoft Power Apps mobiliojo neprisijungimo gairės paaiškina, kaip veikia neprisijungimo profiliai, vietiniai duomenys ir sinchronizacija.
5. Komunikacija, mažinanti papildomą darbą
Būsenos pakeitimai kuria vertę tik tada, kai tinkami žmonės juos supranta. Rinkitės klientų pranešimus ir vidinį matomumą, kurie sumažina rankinius skambučius ir žinutes, nekurstydami triukšmo ar painių atnaujinimų.
Nubrėžkite reikšmingus momentus, pavyzdžiui, paskyrimo patvirtinimą, pranešimą klientui, kad technikas yra kelyje, vėlavimo pranešimą ar užbaigimo patvirtinimą. Tada patikrinkite, kas kontroliuoja kiekvieną žinutę ir kas nutinka, kai grafikas keičiasi.
6. Vaidmenys, leidimai ir atsakomybė
Dispečeriai ir technikai atlieka skirtingus darbus ir paprastai neturėtų turėti vienodų prieigos teisių. Patikrinkite, ką kiekvienas vaidmuo gali skaityti, kurti, keisti ir naudoti trinant. Taip pat išbandykite, kaip priskiriama ir atimama administracinė prieiga.
Produktams, sukurtoms ant Dataverse, saugumo vaidmenys apibrėžia prieigą prie lentelių ir įrašų, o privilegijos kaupiasi per vartotojo priskirtus vaidmenis. Microsoft Dataverse saugumo vaidmenų gairės yra naudingas šaltinis vertinant, ar siūloma konfigūracija atitinka jūsų duomenų prieigos reikalavimus.
Leidimai yra tik valdymo dalis. Paklauskite, kaip registruojami būsenos pakeitimai, kurie veiksmai gali būti audituojami ir ar vadovai gali atskirti vėluojantį darbą nuo vėluoto atnaujinimo.
7. Ataskaitos, paremtos operatyviniais sprendimais
Pradėkite nuo nedidelio klausimų rinkinio, o ne didelio informacinių prietaisų skydelio pageidavimų sąrašo:
- Kiek darbo užsakymų neplanuota?
- Kurie darbai suplanuoti, vykdomi arba užbaigti?
- Kur darbas laukia ilgiau nei tikėtasi?
- Kaip darbo krūvis paskirstytas tarp technikų?
- Ar klientai gauna tikėtus atnaujinimus?
Nustatykite pradinį lygį prieš pilotą. Net paprastas rodiklis, pavyzdžiui, laikas nuo darbo užsakymo sukūrimo iki priskyrimo, suteiks objektyvų palyginimą po įdiegimo.
8. Įgyvendinimas ir licencijavimas, kuriuos galite paaiškinti
Paprašykite visos veiklos kainos įrašo, įskaitant programą, reikiamas platformos licencijas, įgyvendinimą, integracijas, palaikymą ir bet kokias už naudojimą pagrįstas paslaugas. Žema programinės įrangos kaina vis tiek gali lemti brangų diegimą, jei produktui reikalinga daug pritaikymų arba dublikuota administracija.
Taip pat nustatykite, kas valdys konfigūraciją po paleidimo. Jei kiekvienas laukas, vaizdas ar darbo eiga reikalauja vystymo projekto, įtraukite šį apribojimą į pirkimo sprendimą.
Microsoft-vietinis ar atskiras?
Nė viena iš prieigų savaime nėra geresnė. Tinkamas sprendimas priklauso nuo sistemų ir įgūdžių, kurias jūsų organizacija jau turi.
| Apsvarstymas | Microsoft-vietinė programa | Atskira programa |
|---|---|---|
| Tapatybė | Gali naudoti organizacijos Microsoft tapatybės ir prieigos modelį | Dažniausiai įveda atskirą tiekėjo paskyrą ir administravimo modelį |
| Verslo duomenys | Gali išlaikyti operatyvinius įrašus Dataverse ir jungtis su kitais Power Platform sprendimais | Gali suteikti sutelktą duomenų modelį, bet reikalaus integracijų su kitomis sistemomis |
| Administravimas | Tinka esamai Microsoft platformos valdymo ir kūrėjų įgūdžiams | Gali būti lengviau, kai organizacija nenaudoja Microsoft ekosistemos |
| Mobilumas ir neprisijungimas | Gali naudoti Power Apps mobiliąsias galimybes, jei tinkamai sukonfigūruota | Skiriasi pagal tiekėją ir turi būti bandoma tiesiogiai |
| Pritaikymas | Gali naudoti Power Platform konfiguraciją ir plėtrą | Priklauso nuo tiekėjo įrankių, API ir paslaugų modelio |
| Licencijavimas | Apima tiek programos komercines sąlygas, tiek reikiamą Microsoft platformos licencijavimą | Naudoja tiekėjo paketavimą ir bet kokias integracijos sąnaudas |
Microsoft-vietinis produktas dažnai tinka, kai organizacija jau tvarko Microsoft tapatybes, naudoja Power Platform arba nori lauko paslaugų duomenų Dataverse. Atskiras įrankis gali būti geresnis pasirinkimas komandai, kuri nori savarankiškos paslaugos ir neturi didelės priežasties diegti ar administruoti Power Platform.
Palyginime turėtų būti akcentuojama operatyvinė trintis: prisijungimai, dublikuoti įrašai, integracijų priežiūra, ataskaitų teikimas, valdymas ir procesų pokyčių apimtis, reikalinga komandai sėkmei pasiekti.
Kur telpa RapidStart Field Service
RapidStart Field Service yra specializuota lauko paslaugų programėlė, sukurta ant Microsoft Power Platform mažoms ir vidutinėms technikų komandoms. Ji skirta organizacijoms, kurios nori praktiško darbų užsakymų, tvarkaraščių sudarymo ir technikų koordinavimo be platesnio Dynamics 365 Field Service taikymo srityje.
Produktas apima:
- Darbų užsakymų valdymą
- Technikų grafiko sudarymą ir dispečerinį siuntimą
- Klientų informavimo apie būseną, įskaitant pranešimus „vykstu“ ir apie vėlavimą
- Laiko apskaitą pagal būsenos laiko žymes
- Darbalaukio ir mobiliąsias programėles
- Dispečerio ir techniko saugumo vaidmenis
- Neprivalomą darbo be ryšio režimą
- Savarankišką diegimą, kuriam nereikia RapidStart CRM
RapidStart Field Service yra sukurtas maždaug 20 technikų komandoms, nors produktas techniškai nenumato vartotojų apribojimo. Reikalinga atitinkama Microsoft Power Apps licencija, todėl pirkėjai turėtų įvertinti tiek RapidStart prenumeratą, tiek Microsoft platformos licencijavimą pagal jų dispečerių ir technikų mišinį.
RapidClaw for RapidStart Apps taip pat įtrauktas be papildomo RapidStart licencijos mokesčio su atitinkamu programos diegimu. Field Service klientams atitinkamas Agent Pack gali padėti pasiruošti darbų užsakymų triavimo, suplanuotumo ir technikų informacijos rinkimo procesams. Aktyvavimas, Azure infrastruktūra ir modelio naudojimas turi savo reikalavimus ir turėtų būti vertinami atskirai; RapidClaw nėra būtinas norint naudoti pagrindinę Field Service programą.
RapidStart Field Service nėra vienas prie vieno pakeitimas kiekvienam Dynamics 365 Field Service scenarijui. Organizacijos, kurioms reikalingas pažangus turto valdymas, atsargų kontrolė, prevencinė priežiūra, automatizuotas maršrutų optimizavimas arba paslaugos-į-pinigus procesai, turėtų tiesiogiai palyginti tuos reikalavimus su Dynamics 365 Field Service ir kitais pilno paketo produktais.
Atlikite koncepcijos įrodymą su tikrais darbais
Naudingam koncepcijos įrodymui nebūtina didelė apimtis. Įtraukite vieną dispečerį, kelis technikus ir reprezentatyvų darbų užsakymo procesą. Išbandykite:
- Normalus užsakymas nuo sukūrimo iki užbaigimo.
- Skubus užsakymas įterptas į jau užimtą dieną.
- Perskirstymas po to, kai technikas tampa neprieinamas.
- Kliento pranešimas, išsiųstas dėl būsenos pasikeitimo.
- Technikų atnaujinimas iš lauko.
- Scenarijus be ryšio, jei ryšio praradimas svarbus jūsų veiklai.
- Vadovo peržiūra esamo darbo krūvio ir vėluojančių užsakymų.
- Prieigos skirtumas tarp Dispečerio ir Techniko.
Užfiksuokite, ką reikėjo paaiškinti, kur buvo dubliuojami įrašai arba kur reikėjo rankinio atkūrimo. Šie pastebėjimai dažnai yra naudingesni už funkcijų įvertinimą, nes parodo kasdienines diegimo sąnaudas.
Geriausia sistema yra ta, kuri palaiko darbų judėjimą
Darbų užsakymų valdymo programinė įranga pasiteisina, kai perduodami darbai tampa patikimi. Dispečeriai turi žinoti, kas laukia priskyrimo, technikai — ką daryti toliau, klientai — gauti naudingus atnaujinimus, o vadovai — matyti, kur darbai stringa.
Pasirinkite produktą, kuris įrodo šiuos rezultatus pagal jūsų realų darbo srautą ir atitinka platformą, kurią jūsų organizacija pasiruošusi naudoti. Mažoms ir vidutinėms lauko paslaugų komandoms, orientuotoms į Microsoft, peržiūrėkite RapidStart Field Service ir palyginkite jį su platesniais produktais jūsų trumpajame sąraše.
