Yksinkertaisen CRM:n puolesta

Outlook ja taulukkolaskenta

Näemme monien yritysten käyttävän yhdistelmää Outlookia ja taulukkolaskentaohjelmia asiakassuhteidensa hallintaan. Tämä kattaa usein paitsi myyntiprosessit myös palvelu- ja projektinhallintaprosessit. Outlookin ja Excelin tarjoama on korkea tutunoloisuus. Outlook on useimpien meistä koko päivän avoinna oleva sovellus ensisijaisena viestintäalustana.

Uusi asiakassuhde voi hyvin alkaa verkkosivujesi “Ota yhteyttä” -lomakkeesta, joka lähettää sinulle tai jollekin yrityksesi henkilölle sähköpostin. Lähetät vastauksen, ja keskustelu alkaa. Tämä keskustelu voi johtaa puheluun tai tapaamiseen. Lopulta se voi johtaa ehdotukseen ja toivottavasti uuteen asiakkaaseen. Sähköposti jatkaa pääasiallisena viestintäkeinona projektisi/palvelun suorittamisen tai tuotteesi toimituksen aikana.

Yrityksen kasvaessa tapahtuu lopulta kaksi asiaa. Asiakkaiden määrä kasvaa ja myös yrityksesi henkilöiden määrä kasvaa. Kun monet ihmiset käyvät monia keskusteluja monien asiakkaiden kanssa, Outlook on aiheuttanut joitakin haasteita. Tieto alkaa levitä eri henkilöiden kesken, jotka ovat vuorovaikutuksessa asiakkaidesi kanssa, ja siilot alkavat muodostua.

Monet yritykset lisäävät Excelin mukaan tiivistämään ja yhdistämään keskeistä tietoa. Tyypillinen ensimmäinen käyttötarkoitus on myyntimahdollisuuksien seuranta — taulukko, jossa on riveinä asiakastietoja ja sarakkeina muun muassa “Todennäköisyys”, “Arvioitu arvo”, “Kuuma-Lämmin-Kylmä”, “Arvioitu päättymispäivä” jne. Jos haet verkkoasemastasi, löydät todennäköisesti monia taulukoita, joita monet ihmiset ovat luoneet pitääkseen kirjaa monista asioista. Lisää siiloja.

Miksi CRM?

Useimpien CRM-järjestelmien ensisijainen tarkoitus on yhdistää suuri osa tästä erillään olevasta tiedosta yhteen paikkaan, johon kaikki henkilöstösi pääsee käsiksi. Mikä ennen asui yksinomaan Outlookissa, löytyy nyt myös CRM:stä. Mikä ennen oli hajallaan erilaisissa taulukoissa, löytyy nyt myös CRM:stä. Hyvä CRM paljastaa kaiken olennaisen tiedon kaikista asiakkaistasi kaikille sitä tarvitseville yhdestä paikasta.

Joka minuutti jossain yrityksessä mietitään, että nyt voisi olla aika CRM-ratkaisulle. Olisi yksinkertaista, jos olisi vain yksi vaihtoehto, mutta niitä on satoja, jopa tuhansia. CRM-järjestelmän etsiminen yrityksellesi ei ole pieni tehtävä, ja väärä valinta voi olla kallis sekä ajallisesti että rahallisesti.

Järeä luokka

Haku CRM-järjestelmälle johdattaa nopeasti järeän luokan toimijoiden pariin: Salesforce.com, SAP, Oracle ja Microsoft Dynamics 365. Jokainen näistä pystyy hoitamaan tehtävän ja tekemään paljon enemmän kuin odotitkaan. Nämä kilpailijat ovat käyneet jatkuvaa kamppailua vuosien ajan, ja heidän valttikorttinsa ovat “ominaisuudet” — satoja ja jopa tuhansia ominaisuuksia.

Yrityksille, jotka harkitsevat CRM:n käyttöönottoa ensimmäistä kertaa, nämä järeän tason ratkaisut voivat tuntua ylivoimaisilta ja kalliilta. Lisäksi niiden käyttöönotto vaatii paljon aikaa ja vaivaa, jotta ne saadaan vastaamaan tarpeitasi ja kaikki ominaisuudet konfiguroitua toiveiden mukaisesti. Tämän jälkeen käyttäjien voi olla vaikea omaksua monimutkaista järjestelmää sen jälkeen, kun aiemmin Outlookilla ja taulukoilla se sujui varsin suoraviivaisesti.

Keskitaso

Keskitaso on selvästi järeää luokkaa laajempi ja sisältää monia vaihtoehtoja, mukaan lukien avoimen lähdekoodin projektit ja toimialakohtaiset ratkaisut. Melkein mille tahansa alalle löytyy CRM-järjestelmä, joka on suunniteltu juuri sitä varten.

Avoin lähdekoodi on hyvä vaihtoehto, jos sinulla on kehitystiimi; muuten niistä kannattaa pysyä kaukana. Toimialakohtaiset ratkaisut voivat olla houkuttelevia, jos yrityksesi toimii heidän odottamallaan tavalla. Tänään liiketoiminnan sovittaminen ohjelmistolle on kuitenkin vanhentunut ajatus. Lisäksi monet toimialakohtaiset toimittajat eivät pysy mukana perusominaisuuksissa, joita odotamme tänä päivänä, kuten mobiilikäytössä.

Yksinkertainen luokka

Tämä on suurin luokka, joka koostuu monista “yksinkertaisista” CRM-ratkaisuista sekä ratkaisuista, jotka keskittyvät tiettyyn osa-alueeseen, kuten “sosiaalinen CRM” tai “liidiputki”. Niiden, jotka keskittyvät yhteen osa-alueeseen, on tapana luoda uusia tiedonsiiloja. Vaikka ne voivat mennä syvälle tiettyyn osa-alueeseen, ne tyypillisesti pysähtyvät siihen jättäen sinut täydentämään koko loppuprosessia itse.

Monet “yksinkertaiset” CRM-ratkaisut ovat usein helppokäyttöisiä ja voivat täyttää kasvupolullasi olevan aukon. Ehdottomasti parempi vaihtoehto kuin pelkkä Outlook ja taulukot, nämä ratkaisut voivat alkaa vähentää siiloja. Valitettavasti monet näistä ratkaisuista olettavat sinun pysyvän pienenä ja tarpeidesi pysyvän yksinkertaisina. Vaikka tämä on monille yrityksille totta, toiset jatkavat kasvuaan ja tarvitsevat siirtyä johonkin kestävään ratkaisuun.

Markkinarako

Tunnistamamme erityinen markkinarako oli kasvava yritys, joka haluaa siirtyä Outlookista ja taulukoista yksinkertaiseen, koko prosessin kattavaan CRM-ratkaisuun, josta he voisivatei koskaan kasvaa ulos — riippumatta siitä, kuinka suureksi he kasvavat. Yritys, joka joskus odottaa haluavansa tai tarvitsevansa monia järeän tason ratkaisun edistyneitä ominaisuuksia, mutta on huolissaan käyttöönotosta sekä alku- ja jatkuvista kustannuksista.

Yksi vaihtoehto olisi rakentaa yksinkertainen CRM alusta asti ja tulla vielä yhdeksi yksinkertaiseksi ratkaisuksi, mutta se ei täyttäisi tunnistamaamme aukkoa. Löysimme ihanteellisen ratkaisumme Microsoftin pilvessä.