Ventas Automatizadas con RapidStart y Power Automate
Para demostrar cómo puedes personalizar RapidStart fácilmente según tus necesidades, creamos esta serie de “Consejos y Trucos”. En este artículo, exploraremos cómo automatizar tu proceso de ventas usando un formulario web, Power Automate y RapidStart.
Y antes de continuar — aunque tenemos expertos en Formularios y Flows en nuestro equipo, yo no soy uno de ellos. Construí todo esto sin su ayuda, así que tú también puedes hacerlo.
Automatizando las Ventas
Muchos nuevos usuarios de RapidStart tienen algún tipo de operación de ventas. En Forceworks, también usamos RapidStart para todas nuestras operaciones, incluidas las ventas. Recientemente lanzamos un nuevo modelo de suscripción “todo lo que puedas consumir” para servicios, y decidimos automatizar el proceso de ventas.
Usé tres “elementos” para esto:
- Un formulario “Generador de Cotizaciones” en nuestro sitio web
- Un Flow de Power Automate
- RapidStart (nuestra instancia de Ventas)
También destacaré un excelente conector de terceros que usamos para varias cosas en nuestras propiedades web.
Paso 1: Crear el Formulario Web
Usamos Gravity Forms en nuestro sitio web. También usamos elGravity Forms Power Automate Add-On de reenhanced — una herramienta excelente. También tienen un conector para Contact Form 7 si usas ese. El costo de cualquiera es bastante razonable, $200/año.
Creé un “Generador Instantáneo de Cotizaciones” donde, basándose en un par de preguntas, el visitante puede obtener una cotización para nuestra oferta. El formulario aparece cuando haces clic en un botón en la página de la oferta. Incluye:
- Un selector de Prioridad (qué es lo más importante para ellos)
- Una lista de verificación de Productos que están usando
- Un campo para el número de usuarios
- Su nombre y correo electrónico
Una “cotización” se crea en segundo plano y se envía a su correo inmediatamente. ¿Por qué no mostrar el precio allí? Queremos saber quién pregunta y captarlos en RapidStart. Además, si ni siquiera están dispuestos a proporcionar un correo para la cotización, no pueden estar muy interesados.
También añadí un “feed” a este formulario (que toma un clic) usando el Gravity Forms Power Automate Addon. Verás qué hace esto en la siguiente parte.
Paso 2: Construir el Flow
Con Power Automate, creé un flow que hace varias cosas. Esta es la secuencia:
Disparador: Envío del Formulario
El flow usa el conector de Gravity Forms para seleccionar el formulario al que previamente añadí el Feed. Este Flow se activa cada vez que se envía ese formulario y toma todos los datos capturados.
Separar Prioridades
Los datos de prioridades llegan como una línea separada por comas en orden de prioridad, así que primero lo convertimos en un Array:
split(triggerOutputs()?['body/4'],',')Luego tomamos el primer ítem (la prioridad más alta):
first(outputs('SplitPriorities'))Inicializar Variables
Crear variables:usuarios (Entero del formulario),precioUsuario (Decimal, precio estándar por usuario),NumExtras (Entero, comienza en 0),precio (Decimal, precio extra por producto),precioBase (Decimal, precio base estándar), yMensajePrioridad (Cadena, vacío — se asigna luego).
Verificar Productos con Costo Extra
Tres condiciones verifican si el usuario seleccionó algún producto con “costo extra”. Si alguna es verdadera, usar “Incrementar Variable” para sumar 1 a laNumExtras variable.
Establecer Mensaje de Prioridad
12 condiciones verifican qué prioridad coincide con la prioridad más alta capturada antes. Para la que coincida, usar “Establecer Variable” para poner el texto apropiado en laMensajePrioridad variable.
Calcular la Cotización
Cuatro pasos matemáticos:
- mul(variables('userprice'),variables('users'))
- mul(variables('price'),variables('products'))
- add(variables('baseprice'),outputs('CalcExtrasPrice'))
- add(outputs('CalcUsersPrice'),outputs('BaseTotal'))
Enviar el Email
No me gustan los correos electrónicos en HTML con formatos complicados, bordes e imágenes por todas partes— los ignoro y supongo que muchos otros también. Este correo es intencionalmente simple, como un correo estándar que podrías escribir, y proviene de mi cuenta. El correo los saluda por su nombre, reconoce su prioridad más alta con el mensaje, muestra los cálculos, presenta una “estimación” (no un precio final, para motivar una llamada), ofrece una opción alternativa y sugiere una llamada con un enlace a calendario de reservas.
Crear un Prospecto en RapidStart
En el último paso, agregamos esto como un Prospecto en RapidStart para poder seguir el recorrido de este cliente interesado. Puedes crear fácilmente campos nuevos en RapidStart para capturar cualquier otro dato del formulario, por ejemplo, el listado completo ordenado de prioridades para tu futura conversación.
Paso 3: Disfruta de Nuevos Clientes “Automáticamente”
El resultado es un proceso de captación de ventas totalmente automatizado. Un prospecto llena un formulario, recibe un correo con cotización personalizada en segundos y queda registrado como Prospecto en RapidStart — todo sin intervención manual.
El correo incluso termina con una sutil sugerencia de que ellos también podrían tener una automatización así. ¡Un buen punto para iniciar una conversación!
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